dimanche 9 septembre 2012

« Le contrôle R.H. de la paye constitue-t-il un audit de conformité ? »


Source de conflits sociaux, la rémunération est un domaine des Ressources Humaines important. Cependant sa partie administrative, la paye, est souvent délaissée par les services R.H. qui préfèrent l’externaliser. En interne, cette fonction est souvent remplie par le service comptable, ce cas de figure est celui de l’Hôpital Privée d’où cette analyse est tirée.

            Cependant tout bon D.R.H. ne peut pas laisser cette fonction en totale autonomie, quelle soit externalisée ou pas. Un contrôle sérieux doit être effectué pour éviter toute sorte d’erreur qui serait préjudiciable aux salariés ou à l’entreprise.

            Le contrôle en interne est encore plus facile et parait une démarche évidente quand les différents acteurs de la paye sont regroupés sur un même site. Il s’agit alors pour le service R.H. de se positionner en fonction support qui sera là pour commander les payes, vérifier le bon déroulement des étapes et d’assurer leurs livraisons en temps et en heure.

            Le service R.H. vérifie donc la conformité des payes aux exigences internes de l’entreprise et aux exigences externes que nous fixe les différentes réglementations. La question évidente qu’il nous apparaît alors est de savoir si le contrôle R.H. de la paye constitue un audit de conformité ?

            Pour cela, je vais dans une première partie détailler les étapes (23) de la paye au sein de l’établissement pour ainsi comprendre le contexte dans lequel s’effectue cette démarche. Je vais présenter en quoi consiste un audit de conformité de la paye et dans une dernière partie je tacherai de répondre à cette question en mettant en évidence grâce aux deux parties précédentes les éléments qui démontrent que le service R.H. effectue un audit et ceux qui montrent qu’il n’en est pas un en intégralité.




            Dans cette partie, nous allons voir toutes les étapes de paye effectuées au sein de la clinique. Ces étapes concernent différents services, différents acteurs au sein même de ces services et sont plus ou moins longue. Les 23 étapes sont regroupées en 6 phases pour une lecture plus simplifiée.

1.1      La préparation



            Pour les services soignants, les feuilles d’heures des titulaires sont remplies par les chefs de services et celles des C.D.D. par la surveillante de nuit. Les personnels administratifs les remplissent eux mêmes.


Les chefs des services administratifs récupèrent les feuilles d’heures, les contrôlent et les valident. Ce contrôle permet de vérifier que toutes les mentions ont bien été apposées (heures effectuées, heures supplémentaires, congés payés, retards…).


Chaque chef de service rencontre la Directrice des Ressources Humaines et valide les feuilles de temps individuellement. Cela comprend la validation du nombre d’heures effectuées dans le mois, des heures supplémentaires à payer ou à récupérer, les primes… (cf. : étape 7).


La détermination de la prime d’activité s’effectue en plusieurs étapes. La D.R.H remplit un premier tableau pour déterminer le taux global d’occupation de l’établissement. Elle remplit par la suite un tableau par service pour déterminer la prime d’activité en fonction du service et de la fonction.

1.2      La saisie



Le service comptabilité récupère les feuilles d’heures de chaque service auprès de la D.R.H et les saisit individuellement (environ 300 payes) dans le S.I.R.H. Il s’agit de la saisie de tous les éléments variables du mois, tels que les primes, les heures supplémentaires, les absences… (cf. : étape 7).


Ce bulletin est redonné avec la feuille d’heures au service R.H. qui effectue la vérification.

1.3      La vérification



Le service R.H vérifie l’ensemble des bulletins de paye, en corrélation avec la feuille d’heure. Les différents éléments vérifiés sont :

o   Eléments fixes

Salaire de base conventionnel : Correspond au coefficient multiplié par la valeur du point. Le coefficient reprend la qualification et l’ancienneté.

Différentiel Convention : Complément de salaire dont le montant varie selon la qualification.

Prime Salle de réveil / Hémodialyse / REA / ESH Stérilisation / IBODE / USIC / Endoscopie / Chimiothérapie / Plateau technique : Prime liée à la fonction (technicité)

Prime Assiduité : Prime versée aux salariés s’ils n’ont pas eu d’absence ou de retard pendant le mois.

o   Indemnités pour subjections spéciales

Indemnité Travail Nuit : Correspond à 10% du salaire base et du différentiel conventionnel.

Prime de Dimanche et Jours Fériés et Indemnité Dimanche et Jours Fériés

Heures Jours Fériés

Astreinte : Seulement pour les salariés du bloc et les hommes d’entretien, équivalent à un tiers du taux horaire.

Urgence : 200% du taux horaire.

Garde : Forfait appliqué aux surveillantes générales pour un week-end de garde impliquant une présence sur le site le samedi matin.

o   Primes d’objectifs mensuels

Prime d’Activité : Prime qui est calculée en fonction du taux de remplissage de l’établissement, du service et du temps de présence du salarié.

Prime d’Activité N°2 : Cette prime est calculée selon le même principe que la première mais est versée uniquement au chef de bloc et au second de bloc.

o   Eléments annuels

Intéressement : Complément de rémunération en franchise de charges sociales patronales (sauf CSG et CRDS), et qui est lié à la progression des résultats, à l'atteinte d'objectifs et à l'amélioration de la productivité.

Participation : Association des salariés au développement et aux résultats de l’entreprise par la distribution différée (5 ans) d’une partie des résultats.

Prime d’objectif : Prime liée à l’atteinte des résultats de l’année précédente.

o   Eléments particuliers :

Avantage nature logement : Avantage uniquement versé à un homme d’entretien logé sur le site.

Avantage nature Repas : Seuls les apprentis ont le droit à cet avantage.

Prime exceptionnelle : Concernant la prime de Noël ou exceptionnelle.

Prime d’embauche : Prime pour le personnel soignant I.D.E. et Sage Femme, versée en deux fois.

Heures complémentaires : Heures travaillées au-delà du temps partiel contractuel jusqu’à 151.67H.

Prime de non concurrence : Prime uniquement versée à la Responsable Assurance Qualité.

Prime de panier : Prime de repas versée aux personnels de nuit.

Indemnité de transport

o   Eléments négatifs

Heures de carence : Heures déduites, correspondant aux 3 premiers jours d’arrêt maladie.

Arrêt maladie

Sans solde : Heures de congés sans solde.


o   Eléments acquis

RTT et Repos Compensateurs de Nuits

Congés Payés



Après avoir vérifié les bulletins de payes, le service R.H. signale les erreurs au service comptabilité qui effectue les rectificatifs nécessaires.


Une deuxième vérification est effectuée par le service R.H. pour s’assurer qu’aucune erreur n’a échappé au premier contrôle.

1.4      L’analyse



Il s’agit de l’édition d’un listing par la responsable comptable qui reprend le matricule du salarié, son nom, son prénom et le net à payer qu’il va recevoir.

Ce listing des 300 salariés permet de vérifier s’il ressort une anomalie par rapport au mois précédent. Cette vérification est effectuée par le service des Ressources Humaines.


Cette édition est aussi effectuée par la responsable comptable qui la transmet au service Ressources Humaines pour qu’il puisse vérifier les différents postes de charges que comporte la paye.


Il s’agit de deux tableaux permettant de visualiser de façons concises les différents postes de charge au sein de la clinique. Les postes les plus importants ressortent mois par mois sur le premier tableau pour pouvoir voir l’évolution sur l’année en cours. Le deuxième tableau présente les postes de charges de façon triannuelle.

L’I.R.M. est le seul service qui apparaît sur ces tableaux de contrôle car il s’agit d’un nouveau service au sein de la clinique et il est important de voir l’impact que celui-ci a sur la masse salariale.



Après avoir effectué les différentes vérifications à l’aide des différents états et des tableaux de contrôle, la D.R.H valide la paye si aucun problème ne lui est apparu.


Le Directeur Générale est le signataire de l’ordre de virement qui lui est remis par la responsable comptable conformément à l’accord de la Directrice des Ressources Humaines.


Il s’agit d’un ordre de virement classique, qui va permettre aux salariés de recevoir leurs salaires dans un délai de deux jours ouvrés sur leurs comptes bancaires.


Pour tous les salariés qui n’ont pas de compte bancaire ou qui n’ont pas fourni de R.I.B., la responsable comptable remplit des chèques correspondant à leur salaire net. Chèques qui seront signés par le directeur général avec un Bon à Payer de la Directrice des Ressources Humaines.


Obligation légale effectuée et conservée par la responsable comptable.


Il s’agit d’une validation et d’une clôture informatique sur le S.I.R.H. Cette validation empêche toute autre modification sur les bulletins de paye du mois écoulé. Toutes autres écritures seront prises en compte pour le mois suivant.

1.6      L’édition et les déclarations



Mise à jour automatique des cumuls individuels dans les fiches des salariés, cumuls qui peuvent être utiles pour différents documents administratifs (solde de tout compte, congés payés…).


L’édition des bulletins de payes et la mise sous plis sont effectuées par le secrétariat de direction. Les bulletins de paye sont distribués par les responsables de service.


Déclaration établie par la responsable comptable.


Calcul effectué par la responsable comptable.



L’audit de conformité vise à vérifier le respect des exigences qui s’applique au système ou aux processus audités. Les objectifs de l’audit de conformité ont donc un caractère préventif et visent à évaluer l’efficacité des mesures et dispositifs mis en place par l’entreprise, et à détecter les risques potentiels.

Il s’appuie très largement sur des référentiels appropriés aux caractéristiques de l’entreprise à auditer. L’auditeur serait alors appelé à identifier le référentiel pertinent et à créer sur cette base le guide d’audit et de questionnement de la mission.

2.1      Le référentiel


Le référentiel de l’audit se définit selon Vatier[1] comme un ensemble d’éléments de référence, une construction rationnelle extérieure à l’auditeur qui l’utilise, représentative d’une situation dont on peut rapprocher autant d’images comparables à chacun de ces éléments correspondants et relever des écarts significatifs de divers aspects de cette situation.

C’est l’ensemble des prescriptions (normes, objectifs, directives) s’imposant à une entreprise ou retenues par elle et auxquelles un auditeur va se reporter pour comparer ce qu’il va constater à ce qui devrait être.

Les références de l’audit doivent être exprimées en termes d’exigences qualitatives et quantitatives à respecter permettant de constituer des points de comparaison et d’orienter l’action d’une manière efficace.

2.1.1 Garantir la qualité de l’information


C’est la démarche de l’audit de conformité qui constitue le fondement de l’audit. En effet, c’est une démarche inductive, objective, méthodique, indépendante, ponctuelle, pédagogique et coopérative. Ainsi il convient de retenir selon Peretti[2], les caractères d’objectivité, d’indépendance et de discontinuité.

Une opération d’audit doit être objective : l’auditeur ne retient que les faits dûment vérifiés. Utilisant une méthodologie précise, s’appuyant sur des techniques éprouvées, il utilise des indicateurs qu’il va comparer à des normes ou standards pour apprécier des écarts qui seront autant de clignotants d’alertes significatifs de l’existence de problèmes.

« La démarche d’audit est indépendante en ce sens que l’auditeur ne doit jamais être en même temps l’audité, n’en dépend pas et ne met pas en œuvre ses recommandations ».

Reconnaître à la démarche de l’audit le caractère de discontinuité signifie que l’audit « est toujours une opération ponctuelle durant de quelques jours à quelques mois ». Le séjour dans l’entreprise n’est pas un séjour définitif. L’entreprise reste un objet d’étude. Elle peut devenir un partenaire mais pas un objet d’appartenance.

L’absence de tout à priori, la preuve de toute non conformité, l’indépendance de l’auditeur constituant une garantie d’objectivité, la ponctualité de la mission d’audit ainsi que la coopération sont les éléments clés de la démarche de l’audit de conformité. En effet, l’auditeur doit partir des faits, les vérifier, les comparer à d’autres, en tirer les écarts, en diagnostiquer les causes et proposer éventuellement des recommandations.

Ainsi, l’auditeur doit être attentif aux réalités. Il doit écouter les différents acteurs de l’entreprise pour entendre ce qui veut se dire ou ne le veut pas et regarder les faits pour voir ce qu’ils recouvrent et mesurer et donner un sens à leur mesure au delà des chiffres enregistrés.

2.1.2 Les règles applicables : interne et externe


En pratique, l’audit de conformité prend deux formes selon la taille de l’entreprise auquel il est conduit :

Ø  Pour les petites entreprises, il s’agit de constater la conformation aux règles du droit social. Il faut s’assurer du respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Ø  Pour les plus grandes entreprises, l’examen de l’application des procédures internes et la conformité des données chiffrées aux définitions et modes de détermination fixés au sein de l’entreprise (accord d’entreprise) sont indispensables pour assurer une équité dans le système de rémunération.

La difficulté de la mission d’audit tient à la variété des règles à appliquer, associée à la très grande diversité des documents et des procédures à auditer. La délimitation des domaines conduit à souligner l’importance du cadre réglementaire applicable dans l’entreprise en matière des conditions de travail.

La spécificité de la mission tient au fait qu’il ne suffit pas de relever les distorsions vis-à-vis des règles mais aussi d’apprécier les risques associés, sous forme des sanctions prévues par la législation.

La formulation des critères pertinents est nécessaire pour vérifier le respect ou le non respect de ces exigences. Comme il est nécessaire d’associer un questionnaire dont les réponses peuvent être obtenues par des entretiens individuels ou de groupe ou/et par des observations ou/et par une étude de la documentation existante. Le questionnaire d’audit s’articule autour des six familles de questions à savoir : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Combien ? et Comment ? 

2.2      Le questionnaire d’audit


Concrètement, l’audit de conformité consiste à répondre à différentes questions articulées autour des documents de paye (bulletins, déclarations…) afin d’en vérifier la bonne pratique et d’en mesurer les risques.

2.2.1 Les feuilles d’heures


Elément primaire dans la construction d’un bulletin de paye, les feuilles d’heures doivent fournir toutes les informations nécessaires pour que le service en charge de la rédaction des bulletins de paye ne soit pas obligé d’effectuer une démarche de recherche d’information complémentaire.

2.2.2 Le bulletin de paye


Deux questions principales apparaissent :

Ø  « Les mentions légales sont-elles respectées ? »
Ø  « Les calculs et états préparatoires de la paie sont-ils corrects et conformes ? »

Pour répondre à ces deux questions, l’auditeur se réfère à différentes normes, tels que les mentions légales devant apparaître sur les bulletins de paye, les taux légaux URSSAF, le SMIC, les taux horaires, les indemnités de fin de contrat…

Les risques encourus pour leur non respect pouvant aller de la pénalité jusqu’au prud’homme en passant par diverses amendes.

L’auditeur devra pour répondre à ces deux questions, vérifier les bulletins de paye, la convention collective, le code du travail et les revues spécialisées.

2.2.3 Le livre de paie, le livre entrées-sorties et le fichier du personnel


Pour ces différents documents concernant la paie, la question qu’il faut se poser au moment de l’audit concerne la tenue à jour des éléments. Pour cela il faudra vérifier si tous ces registres sont mis à jour régulièrement dans le mois, si il existe une procédure désignant la personne s’occupant de cette tâche pour ainsi éviter des erreurs, des pertes d’informations ou des pertes de justificatifs.

2.2.4 Les déclarations


Les déclarations telles que la D.A.D.S. (Déclaration Automatisée des Données Sociales), D.P.A.E. (Déclaration Préalable A l'Embauche), les charges patronales sont des déclarations importantes et doivent être réalisées dans les temps pour éviter tous redressements judiciaires. La vérification de ces déclarations va s’effectuer par un rapprochement avec le service comptabilité qui en a la responsabilité.

2.2.5 L’archivage


L’archivage est l’un des points importants au niveau de la gestion des payes. Il s’agit d’un élément qui peut sembler éloigner mais qui est crucial car il est légalement important de conserver les bulletins de paye et tous autres documents concernant la paye (documents cités ci-dessus) pour éviter des pertes d’informations ou des pénalités.

L’auditeur devra vérifier si les délais de conservation sont respectés et si l’accessibilité aux documents est facilitée.




Le rôle des ressources humaines au sein du processus de la paye est essentiel. Nous pouvons constater que le service R.H. intervient de façons directes ou indirectes dans 11 des 23 étapes de la paye. La question de l’importance du rôle des R.H. ne se pose donc pas mais il reste maintenant à savoir si son omniprésence dans ce process est synonyme d’une démarche d’audit ?

3.1      Un rôle d’auditeur


            Pour cela il convient de se recentrer sur 4 phases :

Ø  La préparation (cf : 1.1) : La validation des feuilles d’heures et la détermination de la prime d’activité, consiste en une vérification en amont de ce qui va être formalisé sur le bulletin de paye. On peut considérer cette étape comme un pré-audit qui consisterait à vérifier si les éléments obligatoires sont présents (heures supplémentaires, précarité…)

Ø  La vérification (cf : 1.3) : Première et deuxième vérification des bulletins de paye. Il s’agit des étapes qui s’assimilent le plus à un audit. En effet, lors de cette double étape, le service R.H. est amené à vérifier la conformité des éléments portés sur les bulletins de paye de l’ensemble des salariés. Il s’agit pour le service R.H de vérifier si tous les éléments présents sur les feuilles d’heures ont bien été reporté sur les bulletins, de vérifier si les taux appliqués aux différentes rubriques, tel que l’URSSAF, le SMIC, le minimum conventionnel, indemnité de fin de contrat, calcul de congé sont bien conforme et si aucune autre anomalie apparaissent.

Il existe plusieurs mentions légales devant être apposées sur le bulletin de paye. Au niveau de ces mentions, les bulletins de paye de la clinique respectent les contraintes des différentes sources juridiques (code du travail, convention collectives…)

Ø  L’analyse (cf : 1.4) : L’édition des états et des tableaux, à ce niveau il s’agit d’un aspect d’audit qui dépasse la paye, il s’agit plus réellement  d’un audit de la rémunération car des éléments comme l’évolution de la masse salariale, des primes… sont analysés pour expliquer succinctement leur augmentation ou diminution. Il s’agit alors d’une analyse qui répond plus à une question d’audit d’efficacité ou de stratégie.

Ø  La validation et la clôture (cf : 1.5) : La validation de la paye et des chèques sont des étapes de vérification en fin de cycle. Il s’agit d’une validation de la conformité de la paye et des chèques par la D.R.H.. Si l’on considère le rôle des R.H. dans la clinique comme une démarche d’audit, cette dernière étape représente une confirmation de la bonne application des règles et ainsi d’une validation même de l’audit de conformité réalisé au cours de ces étapes.

3.2      Les absences pour un audit complet


Malgré une intervention importante du service R.H. dans le processus de rémunération, certains éléments ne sont pas présent pour que nous puissions considérer qu’il s’agisse d’un réel audit de conformité.

3.2.1 Les déclarations


Tous les mois différentes déclarations sont réalisées par le service comptable (D.A.D.S., charges patronales…), ces éléments faisant partie de la paye sont dans un audit de conformité soumis à vérification. Au sein de la clinique, la responsable comptable effectue ces tâches conformément à la loi mais à aucun moment le service R.H. n’intervient pour en vérifier la validité.

3.2.2 Autres documents


Les autres documents tels que le livre de paie ou le registre du personnel sont tenus à jour durant le mois. Aucune vérification n’est effectuée par le service R.H. au moment des payes hormis pour les C.D.D. pour qui nous vérifions leurs enregistrements dans le S.I.R.H. ce qui permet d’éditer les différentes déclarations. Leur tenue à jour est donc effectuée mais là aussi la gestion est autonome, des vérifications sont réalisées mais de façons aléatoires, il y a une automatisation de cette vérification au moment de la paye. Aucune analyse n’est effectuée.

3.2.3 Archivage


Les différents documents concernant la paye (bulletin de paye et feuille de temps) sont archivés et conservés sans limitation de durée. L’obligation légale étant de 5 ans pour les bulletins de paye (Art. L. 143-3 du Code du Travail). A ce niveau, nous pouvons nous apercevoir que l’obligation légale est remplie mais cela n’est pas effectué de façons procédurières. Les bulletins sont archivés mois par mois au sein du secrétariat de direction et l’archivage au sein des « archives » de l’établissement se fait uniquement lorsqu’il y a un manque de place. Aucune formalisation n’est mise en place, exemple archivage automatique tout les 6 mois…

3.2.4 L’observation participante


Les ethnologues ont fondé la démarche dite « d’observation participante ». Nous pouvons résumer cela en une méthode « d’observation in vivo ». Il s’agit d’une immersion totale dans l’entreprise, d’un vécu pour une meilleure écoute. Ecouter mieux cela signifie aller constater soi-même ; en partageant la vie de l’entreprise auditée, la réalité quotidienne du comportement des salariés. Les trois axiomes qui constituent l’essentiel de la méthode, selon Bruyn[3] sont :

Ø   L’observateur participant partage la vie, les activités et les sentiments des personnes, dans une relation de face-à-face ;

Ø  L’observateur participant est un élément « normal » (non forcé, non simulé, non étranger à) dans la culture et dans la vie des personnes observées ;

Ø  Le rôle de l’observateur participant est un « reflet » au sein du groupe observé du processus social de la vie du groupe en question.

Cette méthode « d’observation participante » est conseillée au auditeur externe dans la démarche d’audit social. Cependant cette méthode mais en avant le problème de la neutralité de l’observateur. Il est intéressant d’observer que dans notre analyse cette situation est présente au sein de la clinique, « l’auditeur » étant interne au processus de paye.

Etant impliqué dans 11 des 23 étapes de la paye et principalement dans les étapes en amont qui vont constituer le processus de paye, le service R.H. de la clinique pert de sa neutralité. Ce positionnement au sein du processus renforce le savoir du service en terme d’exigence sur les contraintes organisationnelles mais ne permet pas d’avoir le recul nécessaire pour analyser la situation et d’en apporter une critique objective.

3.2.5 Phase de proposition et plan d’action


Lorsqu’un audit se termine, après avoir fait le diagnostic, l’auditeur détermine un plan d’action à mettre en place et fait plusieurs propositions adaptées à l’entreprise pour les amener à répondre à tous les problèmes soulevés pendant l’audit. En ce qui concerne l’audit de conformité ces actions concernent principalement des obligations légales.

Au sein de la clinique, le service R.H. ne peut répondre à ce critère. En effet, le service R.H. repère les erreurs des payes, effectue une analyse sur l’évolution de la paye mois par mois mais ne met pas de plan d’action en place.

Ce manque de proposition et de plan d’action s’explique par la nature de la démarche qui ne correspond, dans l’esprit des acteurs, à un audit. N’étant pas dans une démarche d’audit, cette phase n’a pas à être effectué. Il s’agit là d’un point d’amélioration de la démarche possible.

Conclusion

Comme nous avons pu le constater tout au long de cette analyse le service R.H. est partie prenante de la procédure de paye. Cette omni présence confère au service R.H. une légitimité dans le contrôle du processus mais ne lui permet pas d’avoir le recul nécessaire pour effectuer un audit de conformité répondant aux critères d’indépendance et de discontinuité.

Il est donc objectif de dire que le service R.H. n’effectue pas un audit de conformité de la paye répondant à tous les critères d’exigence pour un réel audit. Cependant à la décharge du service R.H., nous pouvons noter qu’il ne s’agit pas d’une mission première de ce service. Un point positif, l’objectivité, est à mettre en avant. En effet, le service R.H. se positionne de façons objectives sur l’évaluation du processus et effectue des vérifications sur des tâches qui lui incombe. Le service R.H. est donc dans ce processus son propre évaluateur mais ne perd pas de vue l’objectif premier qui est d’obtenir des bulletins de paye répondant aux obligations légales et ayant un minimum d’erreur qui entraînerait des modifications de paye au cours du mois suivant.

Nous pouvons répondre à la question « le contrôle R.H. de la paye constitue-t-il un audit de conformité ? » par la négative mais en retenant l’aspect positif de l’implication du service dans le processus de paye et en soulignant que le service R.H pourrait se donner la possibilité d’effectuer un « vrai » audit de conformité en répondant à deux simples problèmes qui sont :

Ø  Sa trop grande implication dans les étapes de paye

Ø  L’absence d’une phase de proposition et de plan d’action



[1] Vatier (R) (1988). L’audit de la gestion sociale, Editions d’Organisation.
[2] Peretti, « Tous D.R.H »
[3] BRUYN S., « The human perspective in sociology, the methodologie of partipant observation », 1966

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